Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez joindre cette personne à confidentialite@enfam-qc.org, au 438 814-0660, ou par la poste à l'adresse de nos bureaux.

La fonction est exercée par le titulaire de la plus haute autorité au sein de l'organisme ou par une personne à laquelle elle a été déléguée par écrit. Les coordonnées publiées permettent de joindre la personne qui exerce cette fonction ; elles restent les mêmes dans tous les cas, de sorte que vous n'avez qu'une adresse à retenir.

Renseignements recueillis

Selon la démarche, l'organisme peut recueillir :

• vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel ;
• la composition de votre famille et l'âge des enfants ;
• la date et l'objet des rendez-vous que vous fixez ;
• les renseignements nécessaires à l'évaluation de votre situation lors d'une demande d'aide ;
• vos coordonnées de facturation en cas de don, aux fins du reçu fiscal.

L'adhésion est réalisée avec un membre de l'équipe, au local ou par téléphone : les renseignements sont saisis dans un écran de gestion réservé à l'équipe, et un accès à l'espace membre peut ensuite vous être proposé. Elle recueille des renseignements que nous considérons comme sensibles : dates de naissance, composition de votre famille, statut de résidence et tranche de revenu. Ils servent uniquement à établir votre admissibilité aux services et à rendre compte, sous forme de statistiques anonymes, aux organismes qui nous financent.

Certains renseignements touchent la santé, et la loi les protège plus étroitement que les autres. À l'inscription de votre enfant au camp de jour ou à une activité, vous pouvez indiquer ses allergies ou besoins particuliers utiles à cette activité. C'est facultatif. Ces renseignements restent attachés à cette inscription : nous ne tenons pas de registre général des allergies au dossier, nous vous les redemandons à chaque inscription, et nous ne les vérifions pas médicalement. Nous limitons leur collecte à ce qui est nécessaire au service et leur accès aux personnes qui doivent en tenir compte : l'équipe et les personnes qui encadrent l'activité concernée, jamais les autres familles. Pour demander une correction ou un retrait, contactez l'équipe ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Certaines informations peuvent devoir être conservées lorsqu'une obligation ou une nécessité justifiée l'exige ; nous vous expliquerons alors la situation.

Une contrainte alimentaire peut aussi être inscrite à votre dossier pour la banque alimentaire : elle sert à composer votre panier. Quatre questions facultatives peuvent vous être posées par une intervenante pour le bilan annuel que le réseau des banques alimentaires demande à ses membres : identité autochtone, appartenance à une minorité visible, situation de handicap, diète particulière. Vous pouvez ne pas répondre, et le service n'en dépend pas. Ce que vous déclarez sert à adapter le service et n'est transmis à nos bailleurs de fonds que sous forme de totaux, sans nom. Ces renseignements ne sont vus que par les personnes qui doivent en tenir compte.

Numéro d'assurance sociale. Lorsque les obligations fiscales applicables à un service exigent le numéro d'assurance sociale de la personne concernée — c'est le cas du Relevé 24 pour les frais de garde du camp de jour —, l'organisme précise au moment de la collecte pourquoi il est demandé et à qui il sera communiqué. Il n'est pas demandé pour l'adhésion à l'organisme. Son utilisation est limitée aux finalités fiscales justifiées et son accès est restreint. Sa durée de conservation est fixée par le calendrier de conservation. Cette collecte n'est pas activée à ce jour : la production des documents fiscaux par la plateforme commence le 1^er janvier 2027.

Utilisation

Les renseignements servent exclusivement à :

• répondre à votre demande et organiser les rendez-vous ;
• assurer le suivi de l'accompagnement ;
• émettre les reçus fiscaux ;
• vous transmettre l'infolettre, si vous y avez consenti ;
• produire des statistiques agrégées et anonymes pour les rapports d'activités et les bailleurs de fonds.

Communication à des tiers

L'organisme ne vend, ne loue ni n'échange vos renseignements. Ils peuvent être communiqués à un organisme partenaire uniquement avec votre accord, lorsque cela sert directement votre démarche.

Certains services externes traitent des données pour le compte de l'organisme. Chacun agit sur nos instructions et selon ses propres engagements contractuels :

• Hébergement de la base de données et gestion des comptes — les dossiers des familles, les documents et les mots de passe sont hébergés par Supabase, dans des installations situées au Canada, région de Montréal.
• Hébergement des pages du site — les pages elles-mêmes sont servies par Netlify, dont le réseau de diffusion est réparti dans plusieurs pays. Les pages elles-mêmes ne contiennent pas vos données : elles les demandent à la base au moment où vous vous connectez. Le réseau qui les diffuse traite toutefois des données techniques de connexion, comme votre adresse IP.
• Messagerie et calendrier de rendez-vous — Microsoft 365, pour les courriels que l'organisme vous envoie et la prise de rendez-vous.
• Dons — aucun paiement ne transite par ce site : le formulaire de don recueille une intention, et le règlement se fait avec l'organisme. Il n'y a donc pas de service de paiement tiers.

Ces fournisseurs traitent des renseignements pour le compte de l'organisme afin d'assurer l'hébergement, la gestion des comptes, la messagerie et les rendez-vous. L'organisme encadre ces traitements et limite les accès aux besoins du service. La base principale est située dans la région de Montréal ; cela ne signifie pas que tous les traitements techniques et tous les accès de soutien ont lieu au même endroit. Les communications de renseignements hors du Québec font l'objet d'une évaluation, que vous pouvez demander à la personne responsable.

Témoins de navigation

Ce site ne dépose aucun témoin publicitaire et ne pratique aucun suivi à des fins de ciblage. Le calendrier de rendez-vous intégré est fourni par Microsoft et dépose ses propres témoins techniques lorsque vous l'utilisez.

Conservation

Les durées ci-dessous sont celles que le système applique ; elles sont soumises à l'adoption de l'organisme, par catégorie et par finalité. Votre dossier est conservé dix ans après la fin de votre dernière adhésion active. Au terme de ce délai, il est détruit : seuls les totaux agrégés et anonymes de nos rapports d'activités, qui ne contiennent ni nom ni adresse, sont conservés.

Le même délai de dix ans s'applique aux services reçus et aux autorisations que vous avez données ou retirées. Le registre des consultations de votre dossier — qui a consulté quoi, et quand — est conservé sept ans, puis purgé automatiquement.

Deux exceptions. Les pièces liées aux dons et aux reçus fiscaux suivent le délai de l'Agence du revenu du Canada, soit six ans après la fin de l'année d'imposition concernée. Un formulaire commencé mais jamais envoyé ne nous parvient pas : il n'existe que sur votre appareil.

Lorsque vous vous désabonnez de l'infolettre, votre adresse ne reçoit plus rien dès cet instant. Elle est conservée avec la date de votre retrait, comme preuve que vous l'avez demandé et pour éviter qu'un réabonnement se fasse par erreur, pour la durée fixée au calendrier de conservation.

Qui, dans l'organisme, voit vos renseignements

Les accès sont attribués selon les fonctions et les besoins, et cette limite est appliquée par le système lui-même, pas seulement par consigne. Certains membres autorisés de la direction ou de l'équipe peuvent consulter les dossiers nécessaires à leurs responsabilités. Les accès techniques du prestataire sont encadrés et limités à sa mission.

• La personne responsable de la protection des renseignements personnels fixe les règles, autorise les accès, répond à vos demandes et à vos plaintes, et tient le registre des incidents.
• La direction et les intervenantes sont les seules à pouvoir ouvrir un dossier de famille. Leur accès exige une deuxième preuve d'identité en plus du mot de passe : sans elle, la base refuse de leur montrer les dossiers.
• Les bénévoles n'ont pas accès au dossier d'une famille. Ils disposent des seuls renseignements nécessaires à l'activité qui leur est confiée — les services de la journée et les noms des personnes attendues — et uniquement pendant la période de cette affectation.
  
  La livraison à domicile fait exception, et voici exactement laquelle. Le bénévole qui conduit une tournée voit, pour chacun de ses arrêts et pour cette journée-là seulement : le numéro du dossier, le nom de la personne répondante, l'adresse et le numéro de téléphone du ménage, ainsi que la consigne de livraison s'il y en a une. Ces renseignements lui sont nécessaires pour se rendre chez vous et pour vous joindre en cas d'absence. Il ne voit que sa propre tournée, jamais celle d'une autre personne, rien avant ni après la journée de livraison, et rien d'autre de votre dossier : ni la composition de votre ménage, ni votre situation, ni les notes de l'équipe.
• Les membres du conseil d'administration, lorsqu'ils reçoivent un accès de suivi, ne voient aucun nom : seulement des totaux, comme le nombre de familles actives, le nombre de services rendus, les heures de bénévolat et les montants des dons.
• Vous consultez votre propre dossier et celui des personnes de votre ménage, et rien d'autre. Votre espace membre permet d'y effectuer les modifications prévues par ses fonctionnalités ; pour toute demande qui ne peut pas y être réalisée directement, vous joignez l'équipe ou la personne responsable.

Les consultations et modifications de dossiers faites par l'équipe sont inscrites dans un registre : qui a regardé quoi, et quand. La direction seule peut consulter ce registre dans son ensemble. Une intervenante peut voir l'historique des interventions sur un dossier qu'elle suit, et rien au-delà. Lorsqu'une personne quitte l'organisme ou change de fonction, son compte est désactivé ou son rôle modifié selon une procédure écrite ; ses accès cessent à la désactivation, une session déjà ouverte pouvant se prolonger jusqu'à son expiration.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements que l'organisme détient à votre sujet, leur rectification, leur suppression lorsque la loi le permet, ou le retrait de votre consentement. Adressez votre demande à confidentialite@enfam-qc.org — l'adresse réservée aux demandes touchant les renseignements personnels. Une réponse vous sera transmise dans les trente jours.

Si vous voulez porter plainte

Vous pouvez porter plainte sur la façon dont l'organisme traite vos renseignements personnels : un refus de vous donner accès à votre dossier, une correction qui n'a pas été faite, un renseignement communiqué à quelqu'un sans votre accord, ou toute autre situation qui vous inquiète. La démarche est gratuite et sans formalité.

Trois façons de le faire :

• par courriel à confidentialite@enfam-qc.org ;
• par téléphone au 438 814-0660 ;
• en personne ou par la poste au 1757, rue Grenet, Saint-Laurent (Québec) H4L 2R6.

Vous n'avez pas à rédiger votre plainte d'une manière particulière. Si vous préférez l'exprimer de vive voix, la personne qui vous reçoit l'écrit pour vous et vous la relit.

Ce qui se passe ensuite. La personne responsable de la protection des renseignements personnels vous confirme la réception de votre plainte dans les dix jours, l'examine, et vous transmet une réponse écrite et motivée dans les trente jours de sa réception. Ces délais sont ceux que l'organisme se donne pour les plaintes ; si l'examen demande plus de temps, elle vous en informe et vous dit pourquoi. Les demandes d'accès et de rectification, elles, suivent le délai de trente jours prévu par la loi. Chaque plainte est consignée avec sa date, son objet et la suite qui lui a été donnée.

Si votre plainte porte sur la personne responsable elle-même, adressez-la à la personne suppléante désignée à cette fin ou, à défaut, à la présidence du conseil d'administration, à la même adresse postale.

Vous n'êtes jamais obligé de passer par nous d'abord, et une plainte chez nous ne vous enlève aucun recours. Vous pouvez en tout temps vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui est indépendante de l'organisme. Porter plainte n'a aucune conséquence sur les services que vous recevez.

Incident de confidentialité

L'organisme consigne les incidents de confidentialité dans un registre et prend les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences. Lorsque l'évaluation établit un risque sérieux de préjudice, il avise avec diligence les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, conformément aux exigences applicables.

Modifications

Cette politique porte une date et un numéro de version. L'organisme publie la version à jour sur cette page et signale toute modification importante par les moyens qu'il utilise pour joindre les personnes concernées.

Version 6 du texte, du 26 septembre 2026, appliquée depuis la mise en ligne du site sur décision de la direction. Cette version corrige la description des accès des bénévoles : la version 5 les décrivait comme n'ayant accès à aucune information de dossier, ce qui était inexact pour le bénévole qui conduit une tournée de livraison à domicile. La pratique n'a pas changé ; c'est sa description qui était en retard. Son approbation par la personne responsable de la protection des renseignements personnels est en cours ; la date d'approbation et la date de publication de la version approuvée seront inscrites ici.