Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Cette fonction est exercée par OCEYA, par délégation écrite de la présidence du conseil d'administration.

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez joindre cette personne à confidentialite@enfam-qc.org ou au 438 814-0660.

Malgré cette délégation, la présidence du conseil d'administration demeure imputable du respect de la loi au sein de l'organisme.

Renseignements recueillis

Selon la démarche, l'organisme peut recueillir :

• vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel ;
• la composition de votre famille et l'âge des enfants ;
• la date et l'objet des rendez-vous que vous fixez ;
• les renseignements nécessaires à l'évaluation de votre situation lors d'une demande d'aide ;
• vos coordonnées de facturation en cas de don, aux fins du reçu fiscal.

L'adhésion — qui se fait par téléphone ou au local — recueille des renseignements que nous considérons comme sensibles : dates de naissance, composition de votre famille, statut de résidence et tranche de revenu. Ils servent uniquement à établir votre admissibilité aux services et à rendre compte, sous forme de statistiques anonymes, aux organismes qui nous financent.

Certains renseignements touchent la santé, et la loi les protège plus étroitement que les autres. Deux d'entre eux vous sont demandés directement dans le site : les allergies de chaque personne de votre dossier, dans votre espace membre, et les allergies ou besoins particuliers au moment d'inscrire un enfant au camp de jour. Les deux sont facultatifs. Ils ne servent qu'à garder votre enfant en sécurité pendant une activité ou un repas, et ils sont vus par l'équipe et par les personnes qui encadrent l'activité concernée — jamais par les autres familles. Vous pouvez les modifier ou les effacer vous-même, en tout temps, depuis votre espace membre.

Une contrainte alimentaire peut aussi être inscrite à votre dossier pour la banque alimentaire : elle sert à composer votre panier. Une situation de handicap, elle, n'est jamais demandée par un formulaire : elle n'est consignée que si vous en parlez à une intervenante, et seulement pour adapter le service. Aucun de ces renseignements ne sort de l'organisme, et aucun n'apparaît dans les statistiques transmises à nos bailleurs de fonds.

Utilisation

Les renseignements servent exclusivement à :

• répondre à votre demande et organiser les rendez-vous ;
• assurer le suivi de l'accompagnement ;
• émettre les reçus fiscaux ;
• vous transmettre l'infolettre, si vous y avez consenti ;
• produire des statistiques agrégées et anonymes pour les rapports d'activités et les bailleurs de fonds.

Communication à des tiers

L'organisme ne vend, ne loue ni n'échange vos renseignements. Ils peuvent être communiqués à un organisme partenaire uniquement avec votre accord, lorsque cela sert directement votre démarche.

Certains services externes traitent des données pour le compte de l'organisme. Chacun agit sur nos instructions et selon ses propres engagements contractuels :

• Hébergement de la base de données et gestion des comptes — les dossiers des familles, les documents et les mots de passe sont hébergés par Supabase, dans des installations situées au Canada, région de Montréal.
• Hébergement des pages du site — les pages elles-mêmes sont servies par Netlify, dont le réseau de diffusion est réparti dans plusieurs pays. Ces pages ne contiennent aucun renseignement personnel : elles vont chercher vos données auprès de la base au moment où vous vous connectez.
• Messagerie et calendrier de rendez-vous — Microsoft 365, pour les courriels que l'organisme vous envoie et la prise de rendez-vous.
• Dons — aucun paiement ne transite par ce site : le formulaire de don recueille une intention, et le règlement se fait avec l'organisme. Il n'y a donc pas de service de paiement tiers.

Nos serveurs de données sont au Québec. Certaines opérations techniques — l'acheminement d'un courriel, la diffusion d'une page — peuvent transiter par des installations situées hors du Québec. Nous n'y transférons aucun dossier de famille.

Témoins de navigation

Ce site ne dépose aucun témoin publicitaire et ne pratique aucun suivi à des fins de ciblage. Le calendrier de rendez-vous intégré est fourni par Microsoft et dépose ses propres témoins techniques lorsque vous l'utilisez.

Conservation

Votre dossier est conservé dix ans après la fin de votre dernière adhésion active. Au terme de ce délai, il est détruit : seuls les totaux agrégés et anonymes de nos rapports d'activités, qui ne contiennent ni nom ni adresse, sont conservés.

Le même délai de dix ans s'applique aux services reçus et aux autorisations que vous avez données ou retirées. Le registre des consultations de votre dossier — qui a consulté quoi, et quand — est conservé sept ans, puis purgé automatiquement.

Deux exceptions. Les pièces liées aux dons et aux reçus fiscaux suivent le délai de l'Agence du revenu du Canada, soit six ans après la fin de l'année d'imposition concernée. Un formulaire commencé mais jamais envoyé ne nous parvient pas : il n'existe que sur votre appareil, et disparaît à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous désabonnez de l'infolettre, votre adresse ne reçoit plus rien dès cet instant. Elle est conservée avec la date de votre retrait, comme preuve que vous l'avez demandé et pour éviter qu'un réabonnement se fasse par erreur.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements que l'organisme détient à votre sujet, leur rectification, leur suppression lorsque la loi le permet, ou le retrait de votre consentement. Adressez votre demande à confidentialite@enfam-qc.org — l'adresse réservée aux demandes touchant les renseignements personnels. Une réponse vous sera transmise dans les trente jours.

En cas d'insatisfaction, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Incident de confidentialité

En cas d'incident présentant un risque sérieux de préjudice, l'organisme en informe les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et consigne l'incident dans un registre.

Modifications

Cette politique peut être modifiée. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.

Version appliquée depuis la mise en ligne du site, en septembre 2026, sur décision de la direction. Son adoption formelle par le conseil d'administration est prévue à sa prochaine séance ; la date d'adoption sera inscrite ici.